Vieraskynä: Sisäisen viestinnän kehittämishanke avasi tien kulttuurin muutokseen – S-ryhmän opit muutosmatkalta

S-ryhmä on suurin yksityinen työnantaja Suomessa – meillä on yli 40 000 työntekijää, 19 osuuskauppaa ja noin 2000 toimipaikkaa ympäri maan. Kun päätimme ennen koronapandemiaa ryhtyä uudistamaan yhteistä digitaalista työympäristöämme, päädyimme lopulta koko työyhteisöämme koskettaneeseen kulttuurin muutosmatkaan. Tällä matkalla olemme edelleen, kirjoittaa SOK:n Head of Internal Communications Jenni Hoikkanen Vieraskynä-blogissa.

Havahduimme S-ryhmässä muutama vuosi ennen koronapandemiaa siihen, että meillä oli käytössä asiakkaillemme kommunikointiin modernimmat kanavat ja viestintätavat kuin vuorovaikutukseen omien työntekijöidemme kanssa. Havainto oli tärkeä. Silloinen viestintäkulttuurimme ei enää vastannut mielikuvia siitä vastuullisesta ja modernista työnantajasta, joka haluamme olla. Meillä ei ollut edelläkävijän viestintäkulttuuri. Oli tehtävä muutos. 

Sisäinen viestintä vaatii pelisääntöjä ja johtamista

Uskomme S-ryhmässä, että avoin sisäinen viestintäympäristö, joka perustuu vuorovaikutukseen ja keskusteluun, parantaa ihmisten työfiilistä. Vuosina 2017–2018 lanseerasimme kaikkien osuuskauppojen yhteistyöllä uusia työkaluja sisäisen viestintämme tueksi – Workplacesta tuli vuorovaikutteinen sosiaalinen media ja Sharepointiin rakentui ohjeiden ja pysyvämmän tiedon intra. Olimme ehtineet harjoitella kanavien käyttöä parahiksi, kun koronapandemia iski – ja korona-aika todella kotiutti digitaaliseen työympäristöön tehdyt investoinnit. Tällä hetkellä 94 prosenttia s-ryhmäläisistä on ottanut sisäisen somen käyttöön ja chat-viestejä kulkee satojatuhansia kuukaudessa. Toimeenpanon ja johtamisen edellytykset ovat vahvistuneet merkittävästi.

Sisäinen viestintä ja digitaaliset kanavat vaativat aina pelisääntöjä. Uusien työkalujen ja alustojen käyttöönotto ei yksin riitä – käyttöä pitää aktiivisesti johtaa arjessa. Nyt olemme matkallamme kohdassa, jossa kirkastamme yhä voimakkaammin yhteisiä pelisääntöjä sekä rakennamme tiimeittäin ja toimialoittain hyviä tapoja toimia ja viestiä – ja jaamme hyviä käytänteitä yli organisaatioiden. Näin pyrimme tarttumaan myös tietotulvan aiheuttamaan digiuupumukseen, joka korostuu erityisesti asiantuntijatyössä ja -rooleissa. Pelisäännöillä varmistamme lisäksi erityisesti sen, että somemme on aina kaikille työntekijöille turvallinen ympäristö keskustella ja osallistua. 

Onko viestinnässä jatkossakin sisäinen ja ulkoinen ulottuvuus?

Yhteisöllisyyttä, innostusta ja sitoutumista vahvistavan sisäisen kulttuurin rakentamisen edellytys on, että olemme kiinnostuneita omasta väestämme ja siitä, mikä juuri meidän töissämme ja erilaisissa työtehtävissä on arjessa keskeistä. Mitä tietoa ihmiset tarvitsevat onnistuakseen työssään? Missä kontekstissa ja hetkissä he viestintään osallistuvat? Oma henkilöstö on kohderyhmänä tunnettava siinä missä asiakkaatkin heille viestiessämme.

Maineenhallinta on viestinnän ammattilaisille ja yritysjohdolle tuttu termi ja aina muodissa – siis klassikko. Vaikka henkilöstöviestintä on arvostettu ja perinteinen tekemisen laji, liian usein kuitenkin pohdimme maineenhallintaa vain ulkoisten sidosryhmien odotuksia vasten. Erityisesti isoissa organisaatioissa sisäinen, avoin viestintäympäristö on aivan yhtä mielenkiintoinen ja relevantti maineenhallinnan näkökulmasta kuin ulkoinen maailma. Puhummekohan tulevaisuudessa enää erikseen “sisäisestä” ja “ulkoisesta” viestinnästä? Vai puhummeko enemmän viestinnästä eri kohderyhmille, vuorovaikutuksesta eri ihmisten kanssa eri alustoilla?

Brändilähettiläiden rekrytoinnin sijaan henkilöstön innostamista omaehtoiseen viestintään

Viestintäkulttuurimme keskiössä on periaate, että kaikki ovat viestijöitä ja kaikki ovat tervetulleita mukaan viestintäämme. Ja kuten monilla yhteisöillä ja organisaatioilla, myös S-ryhmällä on tavoitteena, että keskinäisen viestinnän ja tiedonsaannin lisääntyminen hyvistä asioistamme vahvistaa lopulta henkilöstön halua viestiä asioistamme eteenpäin omissa verkostoissaan. 

Mutta kuinka saada työntekijät viestimään aktiivisesti omassa somessaan, omalle lähipiirilleen työpaikastaan tai suositella meitä? Itse uskon aitouteen, rosoisuuden ihannointiin (eikä pelkäämiseen) sekä ihmisille vallan ja vastuun antamiseen. Valmiiden pohjien ja ohjeistuksien ja ”jakakaa tätä” -kehotusten aika tuntuu lipuvan ohi. Huonosti toteutettuna tuollainen viestintä tuntuu jo jopa tunkkaiselta, masinoidulta. Jotta saamme työntekijät innostumaan omaehtoisesti viestinnästä, yrityksen sisäisissä tai muissa omissa kanavissaan, tarvitsemme aidosti hyviä tekoja, joista kerromme inspiroivasti. Eli tavalla, joka on kohdennettu juuri meidän porukallemme, oivaltavasti. Kun yrityksen henkilöstön parissa vahvistuu mielikuva, että meillä tehdään makeita juttuja, yhä enemmän syntyy myös aitoa suositteluhalua ja ylpeyttä päästä mukaan viestimään.

S-ryhmän opit muutosmatkan varrelta

1. Kun ihmisillä on ääni sekä kanava, jossa sitä käyttää, he tarttuvat tilaisuuteen. Samalla ulkoisesta somesta tutut ilmiöt tulevat mukaan sisäiseen viestintään, hyvässä ja haastavassa.
   
   
2. Ihmiset mielipiteineen, huolineen ja ilonaiheineen tekevät sisäisestä viestintäympäristöstä sen, mikä se on. Viestintä- ja keskustelukulttuuria kuitenkin voi ja pitää johtaa – turvalliseksi, tuottavaksi ja kaikki mukaan ottavaksi.
   
   
3. Avointen viestintäympäristöjen aikana raja sisäisen ja ulkoisen viestinnän välillä alkaa (isoissa) organisaatioissa hämärtyä. Asiat ovat yhä harvemmin ”vain sisäisiä” tai ”etenkin ulkoisia”.
   
   
4. Maineenhallinnasta puhutaan usein erityisesti ulkoisten sidosryhmien ja yrityksen ulkopuolisen maailman vinkkelistä. Avoin sisäinen viestintäympäristö on kuitenkin maineenhallinnallisessa tarkastelussa yhtä relevantti ja mielenkiintoinen, yhtä nopeaa reagointia vaativa.
   
   
5. Organisaatioiden kyky tuoda ihmiset yhteen saman tiedon äärelle reaaliajassa on kriittistä maailmassa, jossa kriisit eivät ole (enää) epätavallisia. Parhaimmillaan ja tässä onnistuessamme kirjoitamme organisaatiosta uusia tarinoita – sisälle ja ulos.
   
   
   Blogi on osa Aava & Bangin Vieraskynä-sarjaa. Kirjoittajat vierailivat asiakkaillemme suunnatussa Kestääkö viestiä? Kuinka viestinnällä rakennetaan yrityksen kestävää tulevaisuutta -digiseminaarissa 19.3.2024. Tekstit pohjautuvat seminaarin puheenvuoroihin.
   
   Lue myös toinen Vieraskynä-blogi:
   Tuula Lehto, viestintä- ja vastuullisuusjohtaja, Pihlajalinna:
   "Viestintä luo arvoa joka hetki"