Osallistaminen on olennainen osa sisäisen viestinnän onnistumista

Tiesitkö, että viestintä-sanan englanninkielinen käännös communication juontaa juurensa latinan kielen sanoista communis, communicare - jotka tarkoittavat yhteistä, jakamista ja yhteiseksi tekemistä? 

Oletko koskaan ajatellut kuinka pysyvästä asiasta viestinnässä on kyse? Sitä ei voi sulkea pois, et voi olla viestimättä, etkä voi päättää viestivätkö muut. Se mihin voi vaikuttaa on, johtaako viestintää vai ei. Viestinnällä on valtava merkitys kaikkeen mitä teemme. Jos viestintää ei olisi, ei olisi myöskään yhteistä käsitystä siitä, mitä teemme ja miksi. Yrityksessä toimivan sisäinen viestinnän tulisi on avointa, kattavaa, yhdenvertaista ja luotettavaa. Oikea tieto oikeassa paikassa oikeaan aikaan mahdollistaa työyhteisössä sen, että jokainen voi suoriutua työstään parhain mahdollisin edellytyksin. 

Viimeistään poikkeustilanne on saanut meidät kaikki huomioimaan viestinnän ja viestimättömyyden merkityksen. Kun käytäväpuheet ja työpisteiden välillä jutustelu ovat etätyön yleistyessä merkittävästi vähentyneet, on yhtäkkiä tunnistettu paikkoja työyhteisön sisäisen viestinnän kehittämiselle. Missä kanavassa jaamme nyt palautteen kollegalle, mihin osoitan toiveeni kehittämiselle ja miten saan varmasti tiedon kulkemaan eriytettyjen tiimien välillä. Jokainen organisaatiossa välitetty ja välittämättä jätetty viesti, vaikuttaa itse työn lisäksi myös arjen fiilikseen, kulttuuriin ja tapaamme toimia.

Kuten Vilja aikaisemmin blogissaan kirjoitti, vaatii ihmisiin perustuva kilpailukyky panostamista yhteiseen aikaan sekä tietoista vuorovaikutus- ja viestintäkulttuurin johtamista, jossa onnistumisen kannalta keskeistä on, että jokainen työntekijä ymmärtää oman roolinsa näiden rakentajana ja saa mahdollisuuden osallistua. Kuinka me siis luomme viestinnällä mahdollisuuksia onnistua yhdessä? 

Viestinnän johtaminen lähtee jaetun ymmärryksen luomisesta

Tietäähän yrityksessänne jokainen yrityksen tavoitteen ja ymmärtää oman työnsä tavoitteet osana suurempaa kokonaisuutta? Tärkeä perusta viestinnän johtamiselle ja koko liiketoiminnalle on, että yrityksessä vallitsee yhteinen ymmärrys siitä, mitä olemme tekemässä. Yhteisen tavoitteen ja jaetun ymmärryksen merkitys korostuu siinä, miten jokaisen oma työ linkittyy osaksi suurempaa kokonaisuutta. Näin kaikkien on mahdollista kulkea samaan suuntaan ja myös motivoitua osana koko yrityksen tahtotilaa.

Viestintä on myös keino luoda ja jakaa merkityksiä. Merkityksellä viitataan yleensä jonkin asian luomaan joko abstraktiin tai konkreettiseen arvoon ja tärkeyteen. Merkitys antaa toiminnalle tarkoituksen ja auttaa kokemaan osallisuutta, esimerkiksi me Bangilaiset pyrimme pienillä teoilla ja jokaisessa kohtaamisessamme tekemään suomalaisista maailman parasta markkinointikansaa. Teettekö te työtä pelastaaksenne henkiä, taataksenne lukutaidon ja sitä kautta tasa-arvoisemman maailman vaiko ihan vain siksi, että jokaisella voisi olla hieman parempi aloitus aamuun? Merkityksellinen visio on yksi tärkeimmistä yrityskulttuurin ja työnantajamielikuvan rakennuspalikoista. Visio on yrityksen unelma, joka antaa toiminnalle suunnan ja merkityksen.

Selkeä yhteinen unelma auttaa sitouttamaan henkilöstön yrityksen tavoitteisiin. Visio antaa jokaiselle työntekijälle myös henkilökohtaisen merkityksen ja motiivin omaan päivittäiseen työhönsä. Vision rinnalla kannattaa lisäksi palauttaa henkilöstön kanssa mieleen arvot ja olemassa olevat vahvuustekijät, joita haluamme vaalia jokapäiväisessä työssä. Mikä tekee meistä meidät ja mitä arvostamme yrityksessä, työyhteisössämme ja omassa työnkuvassa? Missä me olemme ja haluamme tulevaisuudessakin olla maailman parhaita? Mistä asioista me haluamme kulttuurissa pitää kiinni myös poikkeusaikana?

Osallistamisen on kuuntelemisen sijaan kaksisuuntainen vuoropuhelu

Kun osallisestamisesta puhutaan johtoryhmille sisäisen viestinnän kehittämistyön aikana, se mielletään helposti työlääksi ja vaikeasti hallittavaksi. Kun johdolla itsellään on oikeanlaiset työkalut, tahtotila ja yhteinen päämäärä, on osallistamisessa pienilläkin teoilla suuri vaikutus. Osallistaminen ei tarkoita jokaisen mielipiteen sekä toiveen kuuntelua ja toteuttamista. Pelkän henkilöstön kuulemisen sijaan, tavoite on luoda aktiivista vuoropuhelua johdon ja henkilöstön välille. Johdolla on rooli siinä, kuinka henkilöstölle viestitään, mihin voidaan vaikuttaa ja millä tavoin. 

Pystyn helposti nimeämään omasta työstäni tekijöitä, jotka vaikuttavat onnistumiseen tai estävät sen, ja samalla tiedän ettei kollegani kokemus välttämättä ole sama kuin minun kokemukseni. On selvää, että paras tieto arkipäivässä omaan työhön joko positiivisesti tai negatiivisesti vaikuttavista pienistä tai suuremmista tekijöistä esimerkiksi oleellisen viestinnän osalta on sillä, joka kyseistä työvaihetta tai asiaa tekee. Siksi onkin tärkeää tunnistaa myös se, kenet kannattaa osallistaa milloinkin yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Älä siis osallista vain osallistamisen ilosta, vaan mieti kenet, miksi ja missä kohtaa osallistat.

Kun henkilöstöllä on selkeä ja hyvin viestitty kokonaiskuva yrityksen toiminnasta, avautuu myös laajempi näkökulma sille, kuinka omaan työhön ja koko työyhteisöön voi vaikuttaa. Kuten kaikessa muussakin, johdon on tärkeää määritellä suunta ja raamit, mutta myös kyettävä jakamaan aidosti vastuuta. Aktiivinen kannustaminen yhteiseen vastuunkantoon ja osallistumiseen asioiden edistämiseksi yhteisen tavoitteen eteen saattaa jopa synnyttää lopputuloksena uusia ja parempia toimintatapoja ja viedä yritystä kohti itseohjautuvampaa ja oma-aloitteisempaa tapaa tehdä.

Olen usein kuullut sanottavan, että toimiva sisäinen viestintä sitouttaa ja motivoi. Uskon kuitenkin siihen että sisäiseen viestintään panostaminen ei suoraan vaikuta siihen, että työntekijät motivoituvat ja sitoutuvat vahvemmin, mutta toimiva sisäinen viestintä luo parhaat edellytykset sille. Tutkittua on, että työntekijät, jotka kokevat voivansa vaikuttaa omaan työhönsä ja työyhteisöön, ovat tyytyväisempiä ja motivoituneempia. Sisäisen viestinnän suunnittelulla ja johtamisella voidaan luoda mahdollisuuksia ja vaikutuskanavia, niin että jokaisella on yhdenvertainen mahdollisuus vaikuttaa omaa työtään ja työpaikkaansa koskeviin asioihin. Viestinnän tavoite on, että jokainen työntekijä tietää, missä kanavassa mihinkin asiaan saa vastauksen ja asian voi luottaa etenevän. Että on yhteisesti määritelty ja johdettu malli, tapa toimia ja tehdä yhdessä yhteisen tavoitteen eteen, joka tehdään yhteiseksi viestinnän keinoin.

Haluatko kuulla aiheesta lisää? Tutustu yrityskulttuurin ja sisäisen viestinnän kehittämisen ensimmäisiin askeliin lataamalla opas tästä.