Pelolla ja perkeleellä ei muutoskyvykästä organisaatiota rakenneta, mutta viestinnällä saatat onnistua

Kun työyhteisö kohtaa muutoksen tai kriisin, viestinnältä vaaditaan ennen kaikkea avoimuutta, selkeyttä, rehellisyyttä ja pääviestien sinnikästä toistamista. Joskus viestinnän tehtävä on myös innostaa, luoda toivoa ja nostaa esiin mahdollisuuksia. Erityisen suurena tämä kaikki edellä mainittu vastuu on niillä, jotka muutosta johtavat.

Pääsin pohtimaan tätä aihetta panelistina liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalan viestinnän ammattilaisten vuosittaisessa seminaarissa. Paikalla oli kymmeniä viestijöitä, joiden kanssa keskustelimme mm. toimivan työyhteisön rakennuspalikoista, turvallisen työilmapiirin merkityksestä ja viestinnän roolista luottamuksen rakentajana. 

Yksi teema nousi kaikkien keskustelujen läpi: muutoksessa viestintä on sekä työyhteisöä yhdistävä liima että muutosmatkaa ohjaava kompassi. Kun muutoksen suunta on riittävän selkeä, ihmiset tulevat kuulluiksi ja työyhteisössä vallitsee turvallisuuden tunne, syntyy kykyä uudistua ilman, että jatkuva muutos uuvuttaa. 

Muutoskykyinen johtaja uskaltaa vetää jarrusta ja muuttaa suuntaa

Yksi paneelikeskustelun aihe nousi kysymyksestä: Mitä tehdä, kun muutos ei etene suunnitellusti? Tilanne on tuttu esimerkiksi silloin, kun organisaatiossa otetaan käyttöön uusia järjestelmiä tai toimintamalleja, jotka kytkeytyvät tiiviisti arjen työhön. Muutos voi herättää kuormitusta, aiheuttaa äkillisen tuottavuuden laskun, nostaa esille huolia ja johtaa ristiriitoihin ja heikentyneeseen ilmapiiriin.

Onnistunutta muutosta ei mitata sillä, kuinka jääräpäisesti alkuperäisestä suunnitelmasta pidetään kiinni. Jos muutoksen matkalla ilmenee esteitä, eivät vahvinkaan pääviesti tai visuaalisin roadmap auta yksinään. Tilannekuvan tarkistaminen ja suunnitelman joustava viilaaminen ovat juuri sitä muutoskyvykkyyttä ja rohkeutta, jota tämän päivän johtamiselta odotetaan.

Minä ajattelen, että muutoskykyinen johtaja uskaltaa vetää jarrusta. Hän pysähtyy arvioimaan, mistä tilanne johtuu – ja ennen kaikkea kysyy henkilöstöltä. Aidosti kuuntelemalla, keskustelemalla ja olemalla läsnä saa tietoa, jota mikään muutoskaavio ei yksin tarjoa. Usein sanonkin, että keskustelusta ja huolien käsittelemisestä ei voi oikaista, ylittää tai alittaa, vaan siitä täytyy mennä läpi.

Turvallisuuden tunne on uusien toimintamallien ja innovaatioiden perusta

Seminaarissa nousi esille, että Suomessa ja maailmalla tehdään edelleen tulosta pelolla ja perkeleellä johtamalla. Jaettu näkemys oli kuitenkin, että aitoja innovaatioita, uusia toimintamalleja ja hyvinvoivia työyhteisöjä sillä ei rakenneta. Saati, että sillä saataisiin työntekijöitä sitoutumaan yhteisiin tavoitteisiin ja kokemaan merkitystä työssään.

Kun ympäristömme muuttuu nopeasti ja tulevaisuus vaatii jatkuvaa uuden omaksumista, väitän, että turvallinen työilmapiiri ja turvallisuuden tunne ovat innovaatioiden ja muutoksissa luovimisen edellytys. Kun ihmiset kokevat voivansa olla avoimia, osallistua keskusteluun, tehdä virheitä ja kysyä apua, syntyy tilaa uusille ideoille ja toimintatavoille. Tämä edellyttää inhimillisyyttä, keskeneräisyyden esille nostamista, aitoutta, läsnäoloa ja rehellisyyttä myös johtajilta.

Turvallisuutta ei luoda ja ylläpidetä yhdellä viestillä, kaaviolla tai teolla, mutta ratkaiseva rooli onkin tekojen systemaattisuudella ja yhteisöllisyyden rakentamisella. Tässä viestintä voi selkeyttää suuntaa, vahvistaa luottamusta ja luoda kokemusta siitä, että muutos on yhteinen.

Millaista osaamista meiltä jokaiselta vaaditaan muutoksissa?

Kun toimintaympäristö on epävarma ja muutoksia tapahtuu tiheästi, nousee meidän jokaisen oma muutoskyvykkyys keskeiseksi voimavaraksi. Sitä ei valitettavasti voi ulkoistaa muille. Muutoskyvykkyys tai taito viestiä ennakoivasti ja systemaattisesti eivät kumpikaan ole synnynnäinen ominaisuus, vaan ne ovat taitoja, joita on mahdollista kehittää yksilön ja yhteisön tasolla.

Tähän loppuun haluankin nostaa kollegoideni Minnan ja Riikan rakentaman mainion listan siitä, millaisten taitojen näkökulmasta omaa muutoskyvykkyyttä voi reflektoida. Tämä lista löytyy heidän kirjoittamastaan Muutosjohtamisen oppaasta, joka on maksutta ladattavissa:

1. Uteliaisuus tulevaisuutta kohtaan ja kyky omaksua omaan aihealueeseen liittyvää uutta tietoa.
   
   
2. Rohkeus muotoilla omaa rooliaan uudelleen tilanteiden muuttuessa.
   
   
3. Hyvät työn johtamisen taidot, kuten priorisointi ja oman kuormituksen hallinta.
   
   
4. Kyky tasapainottaa arjen työ ja muutoksen edistäminen ristipaineiden keskellä.
   
   
5. Tilanneanalyysin ja kokonaisuuksien hahmottamisen taito.
   
   
6. Kyky pyytää apua ja tehdä yhteistyötä, ilman että se tuntuu heikkoudelta.
   
   
7. Viestintätaidot ja yhteistyökyky, jotka auttavat rakentamaan yhteistä ymmärrystä.
   
   
8. Kyky innostaa ja motivoida muita, myös epävarmuuden hetkellä.

Ps. Kurkkaahan myös aikaa kestänyt tekstini toimivasta työyhteisöviestinnästä! Ehkä tämäkin kertoo sen, että viestinnän peruspalikat eivät muutu, vaikka maailma ympärillä muuttuisikin.