Mitä on toimiva työyhteisöviestintä ja miksi se on tärkeää?

Toimiva työyhteisöviestintä on yksi tärkeimmistä työkaluista työntekijäkokemuksen ja yrityskulttuurin sekä houkuttelevan työnantajamielikuvan rakentamiseen. Parhaimmillaan työyhteisöviestintä sitouttaa työntekijät, kannustaa osallistumaan, luo psykologista turvallisuutta ja houkuttelee vetovoimaisena uusia osaajia.

Mikä on toimivan työyhteisöviestinnän merkitys?

Työelämätutkimuksen mukaan merkityksellisyys ja arvopohjaisuus nousee yhä tärkeämmäksi milleniaalien ja sitä nuorempien kriteereissä, kun pohditaan hyvää työpaikkaa. Muun muassa hiljattain julkaistun Johtajuusbarometrin mukaan yli 90 % alle 40-vuotiaista on kokenut huonoa johtamista, joka johtuu esimerkiksi vuorovaikutuksen haasteista, ja 64 % prosenttia yhdistää tähän myös työuupumusta.

Alle 40-vuotiaat aikuiset toivovat, että tulevaisuudessa johtamiskulttuuri muuttuu ihmisläheisemmäksi, monimuotoisemmaksi ja tasa-arvoisemmaksi. Tähän toiveeseen toimiva työyhteisöviestintä ja työntekijäkokemuksen mittaaminen on yksi työkalu, joka on monissa yrityksissä vielä alihyödynnetty. Omalla viestinnällään ja esimerkillään yrityksen johto luo raamit työyhteisön vuorovaikutteisuudelle, avoimuudelle ja psykologiselle turvallisuudelle – psykologinen turvallisuus on myös yksi merkittävin yrityksen taloudelliseen tulokseen vaikuttava tekijä. Nyt viimeistään työyhteisöviestintään ja työntekijäkokemukseen panostaminen tulisi ottaa jokaisen johtoryhmän agendalle.

Työntekijälle kokemus työn merkityksellisyydestä ei synny esimerkiksi yrityksen kannattavuudesta ja hyvistä kasvunäkymistä. Kannattavuus ja kasvu ovat toki menestyksekkään liiketoiminnan kulmakiviä siellä strategian ytimessä, mutta ne harvoin toimivat innostavina ja inspiroivina merkityksen luojina. Työntekijä, erityisesti milleniaali tai nuorempi, haluaa tietää, mikä syvempi merkitys työllä on. Mitä yrityksen kannattavuudella ja kasvulla tavoitellaan? Miten me teemme työllämme maailmasta hieman paremman paikan? Miten johto viestii säännöllisesti yhdestä yhteisestä strategiasta niin, että jokainen voi oman työnsä näkökulmasta kokea kiinnittyvänsä siihen?

Vaikka johdolla ja esihenkilöillä on tärkeä rooli toimia esimerkkinä viestinnässä ja viestijöinä, on meillä jokaisella vastuu sisäisen viestinnän toteutumisesta ja toisia arvostavan ilmapiirin luomisesta. Usein törmään siihen, että työyhteisöviestintä nähdään yksisuuntaisena ja tiedottavana, ja ikään kuin pelkästään viestinnän ja HR:n asiantuntijoiden vastuulla, ja muut ovat passiivisia vastaanottajia. Viestinnän ja HR:n asiantuntijat toki auttavat ammattitaidollaan raamien luomisessa sekä sparraavat ja kouluttavat viestinnän substanssiin liittyvissä kysymyksissä. Kuitenkin jokaisen työntekijän on tärkeää ymmärtää oma roolinsa viestijänä, työyhteisön jäsenenä sekä yhteistyön ja hyvän työpäiväkokemuksen rakentajana.

Työyhteisöviestintä kuuluu johtoryhmälle, esihenkilöille, viestinnän ja HR:n asiantuntijoille – ihan kaikille omasta roolistaan käsin.

Millaista se toimiva työyhteisöviestintä sitten on?

Toimiva työyhteisöviestintä on avointa, arvostavaa, vastavuoroista ja kannustaa sävyllään osallistumaan sekä tukee kaikkien työssä onnistumista ja hyvinvointia. Se myös kannustaa ideointiin, kehittämiseen ja kysymyksiin sekä sallii keskeneräisyyden. Nämä elementit myös vahvistavat työyhteisön psykologista turvallisuutta, yhteisöllisyyttä sekä työntekijöiden sitoutumista ja pystyvyyden kokemuksia. Ei pidä myöskään unohtaa viestinnän liikkuvuutta: sujuvan tiedonkulun ja tiedon saatavuuden kannalta olennaista on, että viestinnän vastuut, roolit ja kanavat on selkeästi määritelty.

Työyhteisöviestintää suunniteltaessa on tärkeää huomioida, että usein käyttäytymiseemme, ajatuksiimme ja omaan aktiivisuuteemme viestijöinä vaikuttaa paljon, millaisia tunteita ja kokemuksia viestinnän sävy ja sisältö meissä herättävät, miten pystymme samaistumaan viestin sisältöön tai millaisia ovat taitomme viestijöinä. Kokemukset omista taidoista liittyvät myös siihen, miten aktiivisesti uusia viestintävälineitä halutaan ottaa käyttöön.

Esimerkiksi sävyltään asiallinen ja muodollinen sisäinen viestintä harvoin yksinään riittää rakentamaan ja ylläpitämään työyhteisön vuorovaikutteisuutta ja yhteisöllisyyttä, motivoimaan henkilöstöä osallistumaan viestintään tai muuttamaan yksittäisen työntekijän viestintäkäyttäytymistä. Usein tällainen viestintä ei herätä meissä innostusta tai emme voi kokea samaistuvamme viestin sisältöön. Tueksi tarvitaan erilaisia viestinnän sävyjä, jotka kannustavat ja motivoivat meitä vuorovaikutukseen ja osallistumiseen. Työntekijätkin ansaitsevat kohderyhmän kannalta harkittua ja pohdittua viestintää – ihan kuten markkinointiviestinnässä.

Työyhteisön yhteisistä aiheista, kuten tapahtumista, infoista, kohtaamisista, juhlistamisista, tiimien ja projektien kuulumisista sekä ura- ja asiakastarinoista viestittäessä voidaan hyödyntää epämuodollisempaa, lämmintä ja persoonaa puhuttelevaa viestinnän sävyä, joka vetoaa meihin tunnetasolla. Epämuodollisempi sävy kuitenkaan tarkoita faktojen oikaisemista tai tärkeiden asioiden väheksymistä – ne vain esitetään hieman eri tavalla. Parhaimmillaan lämmin, persoonaa puhutteleva ja tunteisiin vetoava viestinnän sävy kasvattaa työntekijöiden sitoutumista ja innostusta kulttuurin muutokseen ja kehittämiseen yhteisesti. Se myös edistää työtä koskevan tiedon omaksumista ja tekee siitä helpommin lähestyttävää.

Miksi työyhteisöviestinnän ja kulttuurin kehittämisestä kannattaa olla kiinnostunut?

Syy on yksinkertainen: yrityksen tärkein markkinointi tehdään yrityksen sisällä. Toimiva työyhteisöviestintä vahvistaa työntekijäkokemusta ja tukee yksilöiden ja koko työyhteisön hyvinvointia. Jatkumona se heijastuu vetovoimaisena työnantajakuvaan, houkuttelee uusia osaajia sekä tukee yhtenä elementtinä kestävää kasvua. Tarvitsemme toisiamme. Yhteisöä, vuorovaikutusta, kohtaamisia ja yhteyden kokemista toisiin – siksi työyhteisöviestintään kannattaa panostaa.

Jos haluat lukea lisää aiheesta, lataa maksuton asiantuntijaoppaamme "Sisäinen viestintä ja yrityskulttuuri" itsellesi luettavaksi täältä tai tutustu siihen, kuinka autamme yrityksiä työyhteisöviestinnässä.