Älä lähde messuille tyhjin käsin - valmistaudu huolella!

Messut ovat loistava media tavoittaa ja kohdata sekä tuotteista että palveluista kiinnostuneita ostovoimaisia asiakkaita yhdellä kertaa. Messujärjestäjät saavat paikalle toivotun yleisön, mutta sinun tehtäväsi on poimia näistä ne oleellisimmat ja tehdä niin pirusti kauppaa kuin on vain mahdollista. Valmistaudu siis huolella!

Ennen messuja

Valmistautuminen messuihin alkaa jo muutamia kuukausia ennen messuja. Oletuksena on, että olet varannut esittelypaikan. Aloita asettamalla numeerinen tavoite - kuinka monta asiakasta haluat tavata messujen aikana? Entä monta kauppaa haluat tehdä? Tavoitteen on syytä olla mittauksen yksinkertaisuuden takia numeerinen. Aseta tavoitteet korkealle mutta ole realisti. Liian kovat tavoitteet aiheuttavat turhaa stressiä onnistumisesta, kun taas liian pienet tavoitteet eivät motivoi tekemään tarpeeksi. 

Tavoitteiden lisäksi on syytä miettiä, keitä asiakkaita tai potentiaalisia asiakkaita messuille kutsutaan. Näille ihmisille on luonnollisesti lähetettävä kutsu sisäänpääsylippuineen hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja varmistettava osallistuminen. Kutsu voi olla printattu tai vaihtoehtoisesti sähköinen. 

Tavoitteiden asetannan ja kutsujen lähettämisen ohella ennen messuja on mietittävä myös, mitä messut tuovat potentiaaliselle tai jo olemassa olevalle asiakkaalle - mikä on idea, näkemys, tarve, ratkaisu ja asiakasarvo? Lahjakkaimmat näytteilleasettajat hiovat myyntispiikit kuntoon jo hyvissä ajoin ennen messuja, joten mieti tarkkaan, miten kohtaat asiakkaan ja mitä haluat viestiä. Näiden lisäksi käytännön toteutuksen kannalta on tärkeä pohtia, mitä materiaaleja messuosastollesi tarvitaan ja kuinka paljon. Muista tehdä tilaus hyvissä ajoin!

Kun valmistautuminen on sujunut erinomaisesti on aika lähteä taisteluun. 

Messuilla

Messupäivät on jaettava tarkasti tavoitteen mukaisesti, jotta tavoitteet täyttyvät. Jos messujen tavoitteena on tavoittaa mahdollisimman paljon asiakkaita, on päiville laskettava minuutti-/tuntiaikataulut, joiden avulla tiedetään monen minuutin tai vastaavan aikayksikön välein uusi asiakas on oltava jututettavana. Kunkin tavatun ihmisen kanssa - jos koetaan, että he ovat firman toiminnan kannalta oleellisia - sovitaan aina tarvittava seuraava steppi, esimerkiksi puhelinsoitto tapaamisen sopimiseksi tai joku muu vastaava kaupankäyntiä edistävä toimi.

Messuilla vaeltaa pitkin käytäviä erilaisia ihmisiä, joista useammat eivät todennäköisesti ole sinun yrityksen potentiaalia. Nämä ovat aikasyöppöjä. Tunnusomaista näille aikasyöpöille on hengailu messuosastolla, makeisten syönti, epäolennaisuuksiin keskittyminen ja ajankuluttaminen esitteitä kangaskassiin keräten. Jos aikasyöppöä ei ole tunnistettavissa ulkoisista tunnuksista, kannattaa käyttää paria kontrollikysymystä varmistaaksesi tilanteen: 

1. Selvitä, mitä yritystä hän edustaa. Jos hän vastaa edustavansa jotakin firmaa, mutta et firman nimestä pysty toteamaan potentiaalia, on syytä selvittää, mitä tämä firma tekee. Jutustelua voi jatkaa kysymällä esimerkiksi, että “Mitä olet messuilta hakemassa?”
2. Kun saat varmistuksen, että vastapuoli todella onkin sinun yrityksen potentiaalia, on aika edetä ehdotusvaiheeseen: “Oletko kuullut mitä minun yritykseni tekee?” Kun vastapuoli antaa sinulle luvan kertoa, on aika päästää ilmoille ennakkoon hyvin harjoiteltu ja käsikirjoitettu myyntipuhe.

Aikasyöpöt ovat yksi pahimmista tavoitteiden täyttymisen esteistä messuilla, joten heitä varten osastolla on hyvä olla joku aktiviteetti, mihin aikasyöpöjen energian voi suunnata. Jos kontrollikysymyksiin tulleet vastaukset eivät ole toimintasi kannalta oleellisia, pyydä aikasyöppöjä osallistumaan vaikka arvontaan, jonka olet osastollesi tuonut. Tällä pääset heistä eroon tyylikkäällä tavalla. 

Muista, potentiaalisia asiakkaita varten on hyvä laatia yksinkertainen kontaktointilomake, jonka voi täyttää jopa parhaimmillaan asiakkaan kanssa. Lomake voi pitää sisällään esimerkiksi yrityksen tiedot, kontaktin nimen, tittelin, puhelinnumeron ja sähköpostin. Lisäksi tällaisessa lomakkeessa voidaan selvittää, mistä kontakti on kiinnostunut, milloin hänellä on tarve, mikä on tapaamisen ajankohta ja mahdollisia lisähuomioita.

Messupäivät ovat usein hyvin pitkiä, joten tavoitteista huolimatta muista pitää taukoja, syö terveellisesti, venyttele ja ennen kaikkea muista nauttia vettä säännöllisesti. Vietä muutenkin siveellistä ja päihteetöntä elämää messujen aikana, koska vain sillä varmistat, että hyvä energia pysyy päällä koko messujen ajan. 

Messujen jälkeen

Kun palaat messujen jälkeen työpisteellesi, on aika ottaa välittömästi käsittelyyn messuilla saadut kontaktit. Jaa kontaktit kolmeen ryhmään: 

1. Kontaktit eivät ole yrityksen kannalta tärkeitä.
2. Kontaktit eivät ole juuri nyt olennaisia, mutta jatkoa ajatellen nämä kannattaa lisätä esimerkiksi postituslistalle.
3. Kontaktit ovat juuri nyt erittäin tärkeitä liiketoiminnan tavoitteiden kannalta ja näiden kanssa on sovittava jatkotoimet välittömästi.

NYT on aika toimia.

Sinulla on messujen jälkeen noin kolme päivää aikaa kontaktoida olennaiset kontaktit. Kolme päivää siksi, että potentiaalinen asiakas saattaa tämän aikaikkunan sisällä jopa muistaa kohtaamisen kanssasi ja näin ollen voit avata puhelun helposti.

Näillä ohjeilla ei muuta kuin onnea messuille!