Heittämällä läpi – tämän vinkin avulla kirjoitat paremman lehdistötiedotteen

Hyvän lehdistötiedotteen kirjoittaminen ei loppujen lopuksi ole kovin monimutkaista, mutta yhdellä niksillä saat kokonaisuudesta kertaheitolla kiinnostavamman ja erotut tiedotteiden massasta.

Vinkkini tulee tässä: hyvän lehdistötiedotteen kirjoittaminen vaatii asettautumista eri rooleihin.

Tarkastele siis aihettasi tiedotetekstin lukijoiden näkökulmasta. Aivan, kohderyhmämäärittely on tuttua jokaiselle markkinoijalle, mutta jostakin syystä juuri tiedotteiden kohdalla se monesti unohtuu. Kun tiedotetaan omasta toiminnasta, on helppoa jäädä tuijottamaan liiaksi omaan napaan.

Mitä tämä sitten käytännössä tarkoittaa? Nappaa tästä kolme erilaista hattua, joita sovittelemalla kirjoitat toimivan tiedotteen:

Hattu 1: Kiireinen toimittaja

Toimittajahan se on ensisijaisesti vakuutettava, jos tiedotteen haluaa läpi mediassa. Tässä yksi muistisääntö on ylitse muiden: tiedotteessa on aina uutinen. Suosittelen siis lämpimästi tutustumaan uutiskriteereihin.

Uutiskulman etsimisen lisäksi keskity kirjoittamaan kuin toimittaja. Kun kirjoitat mahdollisimman valmiin paketin, saat oman asiasi todennäköisemmin läpi sellaisena, kuin sen tarkoitat.

Hyvä teksti vangitsee lukijansa ensimmäisestä virkkeestä lähtien. Lataa siis tärkein sanottavasi aivan tiedotteen kärkeen. Otsikko on myyntitykkisi ja kuvaava ingressi sen paras apuri.

"Miksi käyttäisin tähän aikaani?” Se on kysymys, johon otsikon pitäisi tarjota vastaus. Pohdi siis, mikä on tekstissäsi kaikkein olennaisinta ja kiteytä se otsikkoon. Konkretia, numerot, yksityiskohdat ja tunteiden herättäminen toimivat. Voit kokeilla otsikoinnissa myös A/B-testausta ja kilpailuttaa muutamia vaihtoehtoja esimerkiksi työkavereilla.

Muista kuitenkin, että otsikon on oltava rehellinen ja vastattava muun tekstin sisältöä. Klikkiotsikon metsästyksessä ei siis kannata lähteä laukalle.

Timanttisen otsikon ja kuvaavan ingressin jälkeen on hyvä mennä suoraan asiaan. Jätä tarinointi ja huterat aasinsillat muihin teksteihin ja kerro, mitä, miksi ja milloin.

Viimeistele lopuksi kokonaisuus muulla hyvällä palvelulla:

• Lisää sitaatti, jossa oikea ihminen kertoo omin sanoin, mistä aiheessa on kyse.
• Käytä mahdollisuuksien mukaan kuvaa, taulukkoa tai jotakin muuta visuaalista.
• Muista lisätä yhteystiedot, joista toimittaja saa tarvittaessa lisätietoja (ja pidä huolta, että he ovat tavoitettavissa).

Hattu 2: Lukija aamukahvinsa ääressä

Ketä toimittaja sitten ajattelee, kun valikoi juttuaiheitaan? Omaa yleisöään tietenkin. Siksi sinunkin kannattaa ottaa selvää siitä, millainen aihe tavoittelemasi median yleisöä kiinnostaa.

Muistakaamme edelleen, että tiedotteessa on aina uutinen, joka on uutta tietoa sille kohderyhmälle, jota halutaan tavoitella. Tämä ei välttämättä ole tismalleen sama näkökulma, josta itse haluaisit kirjoittaa. Yrityksellesi iso brändiuudistus ja käynnistynyt hanke saattaa olla merkittävä, mutta lehtijutun lukijalle luultavasti ei.

Yksi toimiva keino on linkittää tiedotteen näkökulman ajankohtaiseen aiheeseen tai keskusteluun. Kannattaa myös pitää mielessä, että monesti jokin itselle hyvin arkinen ja itsestään selvä aihe voi olla toiselle uutta tietoa.

Hattu 3: Tarkkasilmäinen kielenhuoltaja

Toimittajat käyttävät tiedotteita apuna kiireeseensä, eikä silloin ei ole aikaa tankata polveilevaa ja monimutkaista tekstiä. Siksi on tärkeää, että tiedote on kirjoitettu selkeästi, ja hyvällä suomen kielellä. Toimittajat ovat selkeän kielen ammattilaisia ja osaavat sitä myös arvostaa.

Siispä tiivistä, tiivistä ja tiivistä! Tiedotteen on hyvä mahtua yhdelle A4-sivulle. Jos asiaa tuntuu olevan liikaa, pointtisi on varmasi jo hukassa.

Unohda kapulakieli ja vaikeat termit – yksinkertaiset ja ytimekkäät virkkeet toimivat mainiosti. Asettele pilkut paikalleen, tarkista yhdyssanat ja ryhditä tekstiäsi ainakin yhdellä väliotsikolla.

Loppuun vielä yksi tärkeä muistutus lehdistötiedotteen kirjoittajalle!

Palataanpa vielä kerran tekstin alkuun. Hyvässä tiedotteessa on uutinen, ja uutinen ei ole mainos. Liiallinen markkinointi tiedotteessa haisee kilometrien päähän. Ylisanat, me-muoto ja muu hehkutus voivat sopia yrityksen verkkouutiseen, mutta lehdistötiedote muotoillaan neutraalimmin.

Sukella siis erilaisiin rooleihin, mutta muista jättää markkinoijan hattu tässä kohtaa jättää naulakkoon odottelemaan.