Otavan Kirjapaino – sisäisen viestinnän kehittäminen

Otavan Kirjapaino Oy on Otava-konserniin kuuluva Keuruulla toimiva kirjapaino, joka on valmistanut kirjoja suomessa jo yli 100 vuoden ajan. Vastuullisuus, ekologisuus ja kotimaisuus näkyvät vahvasti yrityksen kaikessa toiminnassa. Tällä hetkellä Otavan Kirjapaino on alansa ainoa kotimainen toimija, mikä on yritykselle ehdoton kilpailuetu. Pitkän historian siivittämänä yritys pitää katseen vahvasti suunnattuna tulevaisuuteen ja toiminnan kehittämiseen.

TUTUSTU OTAVAN KIRJAPAINOON

Näitä olemme tehneet:

Nykytilanteen ja vahvuuksien kirkastaminen
+ Sisäisen viestinnän nykytilanteen kartoittaminen
+ Arvojen ja vahvuustekijöiden kirkastaminen

Koko yrityksen osallistaminen kehitystyöhön
+ Johtoryhmän työpajat ja tavoitteiden määrittäminen
+ Viestinnän tasot, kanavat ja vastuut
+ Henkilöstön työpajat ja arjen viestintäkäytänteet

Kehittämistyön jalkauttaminen arkeen
+ Sisäisen viestinnän malli ja manuaali
+ Suunnitelma kehittämistyön jalkauttamiseen
+ Konkreettisten toimenpiteiden vastuuttaminen ja seuranta
+ Jatkokehitysehdotukset

Yhteistyön lähtökohdat

Otavan kirjapainon tavoitteena oli vahvistaa yrityksen kilpailuetua ja uudistaa toimintamallia tuotantolähtöisestä palvelukonseptista asiakaslähtöisempään koko henkilöstö osallistaen. “Me halusimme lisätä yrityksessä työn ja yhdessä tekemisen kulttuuria ja avoimuutta siihen suuntaan, että ihmiset olisivat niin  aktiivisempia kuin avoimempiakin sekä kokeiltaisiin enemmän ja rohkeammin erilaisia ratkaisuja. Jotta me emme myöskään yrityksenä jäisi siihen, että kaikki tehdään aina samalla tavalla kuin tehtaalla on tehty nyt jo sata vuotta. Ajatuksena oli, että meillä ihmiset uskaltavat tehdä itse enemmän asioita kuin tällä hetkellä.” kertoo Otavan Kirjapainon toimitusjohtaja Marko Silvennoinen “Kun maailma ympärillä muuttuu nopeasti, niin silloin ei voi eristäytyää kehityksestä, on toimittava ja kehityttävä”, lisää myyntijohtaja Jukka Pirttinen.

Alusta lähtien tuntui, että Aava & Bang ymmärsi meitäkin paremmin, miten koko henkilökunta kannattaa tähän sitouttaa mukaan ja sitä kautta hakea tarvittavaa muutosta.

Jukka Pirttinen

Myyntijohtaja, Otavan Kirjapaino Oy

Kehittämistyö

Kehittämistyö käynnistettiin yrityksen tilanteen ja olemassa olevan sisäisen ja ulkoisen viestinnän kartoituksella. Lähtötilanteessa otettiin huomioon yrityksen pitkän perinteen aikana vaalittuja arvoja ja olemassa olevia vahvuustekijöitä, jotka tehtiin näkyväksi koko henkilöstölle.  “Aava & Bangin näkökulma kehittämistyöhön oli tuore ja uusi.  Tykkäsin siitä, että haettiin vahvuustekijöitä ja tehdään sellaista manifestityyppistä ajattelutyötä. Ihan perusteellinen, arvojen ja lähtökohtien miettiminen. Helpostihan semmoinen jää kaiken muun tekemisen jalkoihin. On hyvä, että ne on käyty nyt läpi kaikkien kanssa ja siitä on saatu jotain ihan konkreettista sitten meidän manuaaliin mukaan kuten myös kaikista muista vaiheista. ”

Kehittämistyö toteutettiin kolmessa vaiheessa, joista jokaisen aikana sekä johtoryhmän että henkilöstön ääni pääsi esiin. Tavoitteena oli löytää konkreettisia arkeen vaikuttavia viestinnän käytänteitä, joiden avulla pystyttiin hiomaan tapaa toimia ja löytämään asioille oikeat kanavat ja paikat. “Tykkään siitä, että kaikki ei ole jäänyt sanahelinäksi vaan ollaan saatu ihan aitoja oikeita toimenpiteitä aikaiseksi ja nyt se on meistä itsestä tietenkin jatkossa kiinni, miten niistä saadaan osa päivittäistä tekemistä ja niitä työkaluja, joilla me johdetaan  yritystä ja pyöritetään toimintaa. A&B:n ote on ollut hyvin ammattimainen ja osallistava ja hyvä tilanteenluku mun mielestä, että tosi tyytyväinen tähän mennessä. Koko ajan on pidetty huoli siitä, että itse kukin kirjapainolla on tehnyt tavallaan oman osuutensa ja homma on edistynyt.”

Aava & Bangin kanssa varmasti muillakin johtoryhmillä ja yrityksillä on mahdollisuus siihen, että yhdessä tekemisen voima hyödynnetään koko yrityksen hyödyksi. Sen avulla saadaan avattua johtamisessa ajatuksia siitä, miten hyödynnetään kaikkea sitä tieto-taitoa, jota yrityksessä on, ihan siihen viimeiseen lattiatasoon asti. Kenenkään ei pidä ajatella niin, että jonkun homman voisi hanskata täysin yksin tämmöisessä joukkueurheilussa, vaan siellä tarvitaan ihan kaikkien osaamista. Ja se osaaminen voidaan saada valjastettua yhteiseen hyvään.

Marko Silventoinen

Toimitusjohtaja Otavan Kirjapaino Oy

Tulokset

Parhaimmillaan sisäinen viestintä tukee yrityksen strategisia tavoitteita ja vahvistaa yhteisöllisyyttä talon sisällä, mikä näkyy ulospäin myös parempana asiakaskokemuksena. Arjessa toimivan sisäisen viestinnän avulla varmistetaan, että oikea-aikainen ja oleellinen informaatio on oikeissa kanavissa, kysymyksille ja palautteelle annetaan mahdollisuus. Onnistuessaan sisäinen viestintä sekä sitouttaa, motivoi että tuo tuloksia liiketoimintaan.

Kehittämistyötä lähdettiin viemään alusta saakka pienin askelin arjen tasolle. Sisäisen viestinnän malli purettiin työpajoissa hyvin pieniin osiin, minkä kautta lähdettiin tunnistamaan niitä asioita, jotka liittyvät päivittäiseen tekemiseen konkreettisesti. “Yleisesti se sisäisen viestinnän malli sekä osiin purettuna viestinnän eri lajit ja edelleen niiden purkaminen atomeiksi. Sieltä tuli esiin niitä konkreettisia toimenpiteitä, miten kannattaisi tehdä. Siitä on tullut hyvää palautetta ja sitä on lähdettykin jo toteuttamaan.” kertoo Marko.

Olihan tuolla paljon asioita, jotka mekin tiedostettiin, mutta tämän kehittämistyön myötä siihen tuli konkretiaa ja ihan oikeita ratkaisuehdotuksia.

Jukka Pirttinen

Myyntijohtaja, Otavan Kirjapaino Oy

Otavan Kirjapainon arjessa näkyvimpiä tuloksia on huomattu etenkin yrityksen sisäisen avoimuuden kehittymisenä. Kun johtoryhmän työskentely on avoin henkilöstölle päin, on myös henkilöstön helpompi säilyttää avoimuus johtoa kohtaan ja myös tunnistaa mahdollisuudet työn kehittämisessä. “Omasta näkökulmasta konkreettisin ja isoin muutos, oli johtoryhmätyöskentelyn avaaminen. Nyt koko henkilöstö tietää, keitä johtoryhmään kuuluu, mitä kukakin tekee ja mitä asioita käsitellään. Osaltaan se luo painetta myös johtoryhmän tekemiseen, mutta tuntuu että asiat on menneet nyt myös paremmin eteenpäin, ja kaikkia to-do listalla olevia asioita on edistetty myös johtoryhmän toimesta kun on pitänyt. En tiedä onko paine tullut sitä kautta että tekemistä on avattu vai onko myös herätty siihen, että asioita pitää tehdä, niille pitää tapahtua jotain ja niistä pitää puhua, jos me halutaan että joku muuttuu.” Myös arkiset kuulumisten vaihdot ja myös johdon vierailut tuotannon puolella ovat lisääntyneet ja koko henkilöstö on ottanut askeleen avoimempaan suuntaan yhdessä. Lisäksi kehittämistyön loppumetreillä vielä hiottu kehityskeskusteluiden malli ja siihen lisätty mittaroitava elementti auttaa jatkossa johtoa seuraamaan, onko kehittämistyön arkeen viemisen osalta menty oikeaan suuntaan. “Olihan tuolla paljon asioita, jotka mekin tiedostettiin, mutta tämän kehittämistyön myötä siihen tuli konkretiaa ja ihan oikeita ratkaisuehdotuksia.” Jukka kommentoi. “Se tärkein pointti on, että päivittäinen tekeminen jatkuu edelleenkin ja tää kehittäminenkin, mutta nyt meillä on nää uudet tuoreet toimintamallit käytössä, joka sit jeesaa kyllä varmasti näissä tulevissa haasteissa.” lisää Marko vielä lopuksi.

KIINNOSTUITKO? KYSY, NIIN KERROMME LISÄÄ.

Piia Raidén

Asiakkuusjohtaja, markkinointiviestintä