Työyhteisöviestinnän kanavavalinnat – miksi niillä on merkitystä?

Miten teillä valitaan työyhteisöviestinnän kanavat? Mihin valinnat perustuvat?

Metan päätös lopettaa yrityskäyttöön rakennettu Facebookin tyylinen Workplace-alusta vuoteen 2026 mennessä kirvoitti minut vihdoin kokoamaan ajatuksiani työyhteisöviestinnän kanavastrategian rakentamisesta. Myös meillä Aava & Bangilla on kokemusta Workplacen käytöstä aiemmilta vuosilta – nykyisin käytössämme on Slack. Suositun ja helppokäyttöisen alustan loppuminen pakottaa monen organisaation tekemään uusia viestinnän kanavavalintoja, ja erityisesti isommissa muutos voi vaatia paljonkin työntekijöiltä arjessa.

Työyhteisöviestinnän kanavia ovat kaikki ne digitaaliset alustat ja kohtaamisen foorumit, joissa olemme vuorovaikutuksessa. Parhaimmillaan selkeästi linjattu ja rakennettu työyhteisöviestinnän kanavastrategia tukee laadukasta tiedonkulkua, työntekijöiden itseohjautuvuutta, hyvää johtamista ja työntekijäkokemusta sekä projektien ja asiakastyön sujuvuutta.

On tärkeää myös muistaa, että kokemusta työpaikasta rakennetaan viestintäkanavien kautta vuorovaikutuksessa – sillä ei ole väliä, onko kanava digitaalinen vai onko ympärillä fyysisesti neukkarin seinät.

Haluatko tiedottaa vai osallistaa? 

Työyhteisöviestinnässä tarvitsemme eri tavoin kohdennettua viestintää. Usein suosittelen jakamaan kanavat tiedottaviin ja osallistaviin ja linjaamaan valintoja tähän perustuen. Toki monet kanavat taipuvat molempiin, mutta karkeaa jakoa on mahdollista tehdä.

Tiedottavia kanavia ovat esimerkiksi:

• Sähköposti
• Perinteinen intra, esim. SharePoint
• Info-tv:t ja ilmoitustaulut
• Printti- ja digijulkaisut

Osallistavia kanavia ovat esimerkiksi:

• Henkilöstöinfot ja -tilaisuudet
• Sisäiset somekanavat, esim. Slack, Microsoft Viva
• Erilaiset palaverit, esim. tiimi-, yksikkö-, projekti- ja viikkopalaverit sekä johdon palaverit
• Erilaiset videotyökalut, esim. Teams, Google Meet, Zoom
• Kasvokkain käydyt keskustelut
• Puhelut
• Juhlat ja tempaukset
• Lounas- ja kahvihetket

Toki esimerkiksi sisäiset somekanavat tai henkilöstötilaisuudet toimivat myös tiedottamisen välineenä, mutta tällöin olennaista onkin pohtia, millainen viestinnän sävy valitaan. Halutaanko Slackissä esimerkiksi tiedottaa vai osallistaa?  Millainen rakenne henkilöstötilaisuuteen luodaan? Millainen sävy tukee keskusteluun ja vuorovaikutukseen rohkaisemista ja yhteisen kulttuurin rakentamista? Tai tärkeän ajankohtaisen tiedon omaksumista?

Tavoitteletko laajaa kattavuutta vai syvempää ymmärrystä?

Työyhteisöviestinnän kanavavalintoja tehdessä kannattaa myös pohtia, onko viestinnän tavoitteena mahdollisimman laaja kattavuus vai syvempi fokus. Esimerkiksi massasähköpostilla lähetetyllä tiedotteella tai intran artikkelilla on luonnollisesti laaja kattavuus, mutta toisaalta vuorovaikutuksen ja keskustelun mahdollisuus on kapea. Toisessa ääripäässä on taas kasvokkais- tai puhelinkeskustelu, jossa kattavuus kapea, mutta vuorovaikutus syvää. 

Esimerkiksi työyhteisön muutoksessa saatetaan helposti unohtaa, että muutosviestinnässä tarvitaan molempia – kattavuutta ja syvempää ymmärrystä. Usein nimittäin törmää siihen, että muutosta yritetään viedä läpi vain tiedottamalla laajasti ja yleisellä tasolla. Pelkällä tiedottamisella ei saada muutosta aikaiseksi ihmisten asenteissa, osaamisessa ja sitä kautta toiminnassa. Välitämme aina muutoksessa myös tunnelmaa ja tunteita, jolloin henkilökohtaisella kohtaamisella on viestinnässä tärkeä rooli.

Viestintäkanavan ja -foorumin valinta on siis taito, jota voi kehittää yhteisön ja yksilön tasolla.

Haluatko kuulla lisää, miten rakennamme asiakkaidemme kanssa toimivaa ja Suomen parasta työyhteisöviestintää? Tutustu viestinnän palveluihimme täällä: Vaikuttavaa sisäistä ja ulkoista viestintää