Jyväskylän kaupunkirakennepalvelut
Osallistava strategiaprosessi ja strategian viestinnällistäminen toivat strategian osaksi arkea
Strategian tavoitteena muuttaa arjen työntekoa aidosti
Jyväskylän kaupunkirakennepalvelut oli jo pitkän aikaa työstänyt uutta strategiaa, kunnes todettiin, että nyt kaivataan kumppania kiteyttämään ja dokumentoimaan strategia innostavaan ja jokaiselle työntekijälle ymmärrettävään muotoon. Olennaista oli myös saada osallistettua henkilöstöä. Tässä kohtaa Aava & Bang hyppäsi työhön mukaan.
– Kävimme keskustelua muutaman toimijan kanssa. Keskustelussa Aava & Bangin kanssa kävi nopeasti ilmi, että näkemyksemme olivat yhtenäisiä ja aikataulu sopiva. Meille jäi luottamuksellinen ja kuulluksi tulemisen fiilis, kun kävimme projektia läpi. Strategia on kuitenkin merkittävä kokonaisuus, ja pystyimme jättämään asian huoletta ammattilaisille, kertoo kaupunkirakennepalveluiden talous- ja hallintopäällikkö Mari Pitkänen.
Laaja kokonaisuus paketoitiin riittävän pienissä osissa
Aava & Bang tarjosi strategian kiteyttämiseen fasilitoinnin, projektinhallinnan ja viestinnällistämisen tukea. Oli tärkeää huomioida, että pitkään tehty strategian pohjatyö ei valu hukkaan, vaan saadaan sujuvasti etenemään. Yhteistyöllä varmistimme, että prosessi saadaan etenemään hallitusti ja koordinoidusti.
Projekti koostui seuraavista Aava & Bangin fasilitoimista ja toteuttamista vaiheista:
- Johtoryhmän työpaja, jossa strategian viimeistelylle rakennettiin raamit
- Esihenkilöiden työpaja, jossa alustava strategia happotestattiin ja kerättiin kriittisimmät kehityskohteet
- Johtoryhmän työpaja, jossa esihenkilöiden nostamia teemoja työstettiin ja sanoitettiin uudelleen
- Esihenkilöseminaari, jossa kirkastettiin strategian painopisteet ja niitä edistävät toimenpiteet
- Henkilöstökysely (teemoina esim. vision, mission ja valittujen painopisteiden merkityksellisyys omassa arjessa sekä ajatukset strategiaprosessista)
- Johtoryhmän työpaja, jossa henkilöstön nostamia teemoja työstettiin ja sanoitusta kehitettiin
- Esihenkilöiden työpaja, jossa lopullinen strategia testattiin ja viimeisteltiin.
Yhteisen työstön pohjalta Aava & Bang kiteytti strategian päälinjat ja kärkihankkeet lopulliseen viestinnälliseen muotoonsa ja visualisoi kokonaisuuden strategiakuvaksi. Lopullinen työ esiteltiin henkilöstölle henkilöstöpäivässä. 
– Aava & Bangin porukan osaaminen näkyi esimerkiksi siinä, että laajaa kokonaisuutta ei yritetty survoa maaliin liian nopeasti, vaikka aikataulu olikin napakka. Työpajoissa edettiin sellaiset palaset kerrallaan, että ne oli helppo pureskella. Ja aina seuraavalla työpajakerralla oli jo tapahtunut hurjia edistysloikkia, Pitkänen iloitsee.
Pitkänen myös kokee, että jokaisen työpajan jälkeen osallistujien innostus aiheeseen kasvoi. Hänen mukaansa vähitellen alettiin hoksaamaan, että kun strategia saadaan helposti kerrottavaan muotoon, on sitä helpompi myös juurruttaa systemaattisesti kaikille työntekijöille.
Ymmärrettävä strategia auttaa myös valitsemaan ja priorisoimaan
Pitkäsen mukaan projektin tärkein yhteinen onnistuminen oli, että nyt priorisointi strategisten painopisteiden mukaan arjessa on mahdollista. Tämä auttaa myös vähentämään työntekijöiden kuormitusta, kun tehdään strategisella tasolla sallituksi ja näkyväksi, ettei yritetäkään tehdä kaikkea.
Entä mitä Pitkänen haluaa sanoa muille organisaatioille ja yrityksille, jotka ovat lähdössä uudistamaan strategiaa?
– Muistakaa, että vaikka saatte kuinka hienon strategiakuvan aikaiseksi, mikään ei muutu ennen kuin ihmisten arkityö muuttuu. Mikään ei jalkaudu paperilta, jos ei tehdä aidosti arjessa. Älkää myöskään sortuko strategiajargoniin, vaan viestikää ymmärrettävästi. Ymmärrettävyys ja yleiskielisyys eivät sulje pois sitä, että strategian toimeenpanossa ja seurannassa ei voisi hyödyntää esimerkiksi OKR-mallia taustalla.
– Vietimme marraskuussa Euroviisu-teemaisia pikkujouluja, jonne tiimimme oli valmistellut biisin muotoon tarinan strategiastamme sekä kuinka se toteutuu arjessa. Eikös se kerro, että viesti on mennyt perille? Tämä juhlan ja yhteisöllisyyden fiilis kantaa meitä pitkälle näinä aikoina, Pitkänen hymyilee.
