Kohti sisäisen viestinnän perusteellista kehitystä

Sisäinen viestintä oli koettu Europcarilla kehittämiskohteeksi jo pidemmän aikaa, ja vuonna 2024 asia nousi taas esille henkilöstötyytyväisyyskyselyn tuloksissa. Haasteet olivat moninaiset ja uudistamisen tarve tunnistettiin usealla osa-alueella.

“Lähtötilanteessa sisäisen viestinnän strategiaa ei ollut eikä sisäistä viestintää johdettu. Sisäiset viestintäjärjestelmämme ja -rakenteemme olivat monelta osin kömpelöitä ja vanhanaikaisia eivätkä sellaisenaan tukeneet nykyaikaisen, liikkuvan ja modernin työn tarpeita”, kuvailee Europcarilla liiketoiminnan kehityspäällikkönä toiminut Minna Karppi.

Sisäisen viestinnän toteutumista jarruttivat myös oikeanlaisten käytäntöjen puute sekä roolien epäselvyys.

“Koko organisaatiotasolla sisällöntuottajien, tiedotusvastuussa olevien ja tiedon ajantasaisuuden ylläpitäjien määrä oli vähäinen ja heidän roolinsa sekä viestintävastuunsa olivat epäselvät. Esihenkilöt tarvitsivat tukea, selkeyttä ja kannustusta sisäiseen viestintään. Tieto kulki jotenkin ylhäältä alas, mutta ei toisinpäin, ja vertikaalinen tiedonjako oli vähäistä”, Karppi jatkaa.

Kun nämä haasteet oli tunnistettu, sisäisen viestinnän kehitystyöhön haluttiin lähteä huolellisesti ja perusteellisesti.

“Sisäisen viestinnän on tuettava strategiaa, arvoja ja kulttuuria, joten totesimme, että nekin on aika määritellä, kirkastaa ja sanoittaa vastaamaan nykyisen johdon tahtotilaa. Näin kehitystyön suunnitelma muuttuikin isommaksi hankesuunnitelmaksi”, Karppi toteaa.

“Totesimme myös, että tarvitsemme ulkopuolista tukea kehityshankkeen laadun varmistamiseksi. Valitsimme tueksi tahon, jonka osaamisalueisiin kuului strategian suunnittelu ja toteuttaminen, kulttuurin rakentaminen, viestintä, muutosjohtaminen, kouluttaminen, sujuva työpäiväkokemus, palvelumuotoilu ja käyttäjälähtöinen suunnittelu”, Karppi luettelee.

Kumppaniksi valikoitui Aava & Bang, jolla oli kaikki edellä mainitut osa-alueet hallussa – ja kemiatkin osuivat kohdalleen heti alusta lähtien. 

Aava & Bang tukena koko laajassa hankkeessa

Yhteistyöhön ryhdyttiin Europcarilla jo tehdyn hankesuunnitelman pohjalta, joka lopulta sisälsi nykytila-analyysin, yhtiön strategiaviestinnän ja arvojen kirkastuksen, kulttuurin tahtotilan sekä kulttuurin kulmakivien määrittelyn sekä viestintästrategian ja -suunnitelman. Myös esihenkilöitä valmennettiin. Lisäksi tärkeä roolinsa oli osaamisen kehittämisellä ja muutosjohtamisella, jota toiminnan jalkautus käytännössä on.

Työnjako suunniteltiin yhdessä niin, että osassa vaiheista ja toimenpiteistä Aava & Bang oli tukiroolissa ja osassa toteuttajana – esimerkiksi strategia- ja kulttuurityöpajat sekä johdon valmennukset olivat kokonaan Aava & Bangin vetovastuulla.

“Työstimme paljon myös itse, ja Aava & Bang toimi näissäkin vaiheissa laadun varmentajana, että toimimme oikein ja teemme asioita oikeassa järjestyksessä. Brainstormasimme palavereissa sekä yhteisessä työtilassa, ja aktiivisen vuorovaikutuksen avulla tiesimme koko ajan molempien osapuolten vastuut sekä tehtävät hankkeen aikana. Kaikki solahti paikoilleen tosi luonnollisesti ja asioiden etenemisestä oli koko ajan turvallinen olo”, kuvailee Karppi.

Systemaattisella yhteistyöllä saatiin aikaan erittäin kattava lopputulema, jolla sisäisen viestinnän onnistumiseen jatkossa on loistavat edellytykset:

• Uusi yrityksen strategia: visio, missio, manifesti
• Arvojen ja toimintaperiaatteiden määrittely sekä sanoitus johtoa ja henkilöstöä osallistaen 
• Organisaatiokulttuuri: kulttuurin kulmakivet, organisaatiokulttuurin tahtotila, fokusalueet
• Viestintästrategia: viestinnän periaatteet, strategiset pääpainopisteet ja kehitystoimet
• Viestintäsuunnitelma: viestintävälineet, kanavastrategia, viestinnän pelisäännöt sekä Viestinnän ja kulttuurin käsikirja
• Johtamisviestinnän malli ja periaatteet
• Sisäisen viestinnän kanavia: uusi moderni intranet ja suunnitelma Teams-kanavarakenteen uudistamiseksi.

Karppi kokee, että yhteistyö Aava & Bangin kanssa sujui erinomaisesti ja asiantuntijoiden osaamiseen oli helppo luottaa.  

“Olimme todella tyytyväisiä. Saimme Aava & Bangilta tarvittavan laadunvarmistuksen, ja joka asiassa löytyi ammattitaitoinen henkilö meitä tukemaan. Tietyissä asioissa tarvitsimme vain vähän kannustusta ja varmistusta, mutta esimerkiksi työpajojen fasilitoinnin ulkoistimme mielellämme strategille. He tekivät asiat helposti ymmärrettäviksi ja saivat työpajoissa kaikki innostumaan ja osallistumaan aktiivisesti vaikeaksikin koettuihin asioihin.”