Johda parempaa työntekijäkokemusta: viestinnän trendit vuodelle 2020

Yrityksen menestyksen rakentavat ihmiset, joilla on yhteinen tavoite ja onnistuminen perustuu ihmisten väliseen aitoon viestintään. Hyvä työntekijäkokemus näkyy myös liiketoiminnan tuloksissa: Suomen parhaat työpaikat kasvavat noin 29 % vuositasolla. Kokosin viisi sisäisen viestinnän ja työntekijäkokemuksen trendiä, jotka auttavat varmistamaan, että oma brändi on myös sisältä kaunis vuonna 2020.

Noin viikko sitten löysin työpöydältäni paperinpalan. Siinä luki ”Kohtaamiset Viljan kanssa ovat aina aitoja, lämpimiä ja niistä tulee hyvälle tuulelle!” Allekirjoittajana oli ”salainen ihailija firman sisältä”. Ehkä tässä vaiheessa on syytä tarkentaa, että minä olen Vilja. Kuten olettaa saattaa, sain tästä palautteesta valtavasti energiaa.

Se, että sain tämän kauniin palautteen, kertoo paljon myös työkulttuuristamme ja sisäisestä viestinnästämme. Näin marjakauden loppumetreillä pohdin, että sisäinen viestintä on kuin hillosokeri. Se ei varsinaisesti ole hillon pääraaka-aine, mutta sillä on ratkaiseva rooli esimerkiksi hillon rakenteen muodostajana ja sen säilyvyyden varmistajana – se tekee hillosta hilloa. (Hillo ilman sokeria on pikemmin marjasurvosta, sekin toki on hyvää.) Samalla logiikalla sisäinen viestintä ei itsessään ole yrityksen päätavoite, mutta se on olennainen yrityksen menestyksen kannalta. Viestinnän johtaminen on onnistumisen edellytysten luomista.

Palautteesta inspiroituneena kokosin viisi sisäisen viestinnän trendiä, joita jokaisen päättäjän ja asiantuntijan tulisi pohtia vuoden 2020 toimintaa suunnitellessa.

1. Johda suunnitelmallisesti työn merkityksen kokemusta.

Se vie päälle 2 000 tuntia eli noin neljäsosan vuoden tunneista. Sen pitäisi paitsi tuntua tyydyttävältä tässä hetkessä, myös vastata käsitystämme aiemmista ponnisteluistamme. Työn kokeminen merkitykselliseksi rakentaa identiteettiämme ja vaikuttaa käsitykseemme omista kyvyistämme. 

Työ. Pieneen sanaan latautuu isoja merkityksiä yksilön näkökulmasta tarkasteltuna. Samaan aikaan yrityksen liiketoiminnan näkökulmasta on kriittistä, että jokainen työntekijä työskentelee yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Parhaassa tilanteessa yrityksen arvopohjasta ja yrityskulttuurista rakentuva vetovoima on niin vahva, että huippuammattilaiset jakavat sen merkityksen ja haluavat onnistua juuri siellä. Yrityksen strategiset tavoitteet ja toimintaa ohjaavat arvot – tai niiden puute – näkyvät yrityksen viestinnässä haluttiin sitä tai ei.

2. Arvosta kuuntelemista ja vaali arvostetuksi tulemisen kokemusta.

Kuunteleminen on yksi yrityksen sisäisen viestinnän ja liiketoiminnan kehittämisen kannalta keskeisimmistä osa-alueista. Se mahdollistaa liiketoiminnan ketterän kehittymisen, ammattilaisena arvostetuksi tulemisen kokemuksen sekä vuorovaikutteisen yrityskulttuurin rakentumisen.

Kuuntelemisen paradoksi kiinnittyy siihen, että kuulemisen kyky ei vie tarkoita kuuntelemisen taitoa. Mutta onneksi kuunteleminenkin on taito, jota voi oppia ja harjoittaa. Yrityksen tasolla on hyvä varmistaa, että käytössä on monipuolisia kuuntelemista tukevia vuorovaikutuskäytänteitä. Arjessa voit nojata yhteen nyrkkisääntöön: kuuntele ja kysy enemmän, esitelmöi ja anna nopeita tuomioita vähemmän.

3. Ohjaa aika olennaiseen tietoviidakossa.

Tietotyöntekijät saattavat käyttää jopa kaksi tuntia päivästään ajantasaisen tiedon etsimiseen ja kokoamiseen. Tällä logiikalla meidän kaltaisessa noin 40 hengen yrityksessä tiedon äärellä ähräämiseen voisi mennä parhaimmillaan 2 500 työpäivää vuodessa. Jos edes 5 % tästä ajasta on sitä kuuluisaa turhaa työtä, tarkoittaa sekin kymmenien tuhansien eurojen menetystä vuodessa.

Jokainen työntekijä ansaitsee ajantasaista tietoa ja hyvää johtamista, mikä mahdollistaa omassa työroolissa onnistumisen. Tiedon saatavuus vaikuttaa omalta osaltaan merkittävästi työntekijäkokemukseen. Yrityksen johtamisen näkökulmasta on keskeistä varmistaa, että henkilöstö- ja viestintäasioista vastaavien henkilöiden työaika kohdentuu liiketoiminnan tukemiseen eikä esimerkiksi rutiinikysymyksiin vastaamiseen. Ja jos yrityksenne edelleen käyttää sähköpostia sisäisen viestinnän keskeisimpänä työkaluna, on kenties aika päivittää se toimivampaan kanavaan.

4. Havainnollista tavoitteet ja mittaa niiden toteutumista.

Yksi sisäinen viestinnän suurimmista harhoista kiinnittyy siihen, ettei sitä tai sen onnistumista voi mitata. Kyllä voi, mutta usein se vaatii muitakin mittareita kuin eurot. Johtoryhmässä voidaan esimerkiksi seurata työntekijöiden osallistumista, viestinnän tavoittavuutta, henkilöstön sitoutuvuutta sekä tietysti pyytää säännöllisesti palautetta. Sisäiselle viestinnälle ja työntekijäkokemuksen johtamiselle on syytä määrittää strategiasta johdetut konkreettiset tavoitteet ja havainnollistaa olennaiset asiat konkreettisesti. Tyypillisesti noin 65 % ihmisistä on visuaalisia oppijoita. Me olemme ratkaisseet asian niin, että toimistomme pitkän käytävän varrella on kuvattu neljä tärkeintä arvoamme yrityksen vision kera.

5. Vahvista keskinäistä luottamusta.

Luottamus ja inhimillisyys ovat aina muodissa. Onnistuessaan hyvä yrityskulttuuri näkyy itseohjautuvassa ja kannustavassa vuorovaikutuksessa työntekijöiden kesken. Työntekijöiden keskinäinen viestintä on lopulta yksi keskeisimmistä sisäisen viestinnän onnistumisen mittareista. Tästä kertoo myös työpöydältä löytämäni palaute, joka ilahduttaa vieläkin. Kiitos kaunis sinulle, joka palautteen annoit.

Kun yrityksen kilpailukyky perustuu ihmisiin, vaatii se panostamista yhteiseen aikaan sekä tietoista vuorovaikutuskulttuurin ja työntekijäkokemuksen johtamista. Viestinnän onnistumisen kannalta on keskeistä, että jokainen työntekijä ymmärtää oman roolinsa sisäisen viestinnän rakentajana. Turvallisessa ja avoimessa kulttuurissa jokainen voi osaltaan tukea sujuvaa tiedonkulkua ja nostaa esiin niin suitsuttavaa kuin kehittävääkin palautetta. Silloin puhutaan sisältä kauniista brändistä.

Lue lisää työelämän viestinnästä:

Kaikista tärkein markkinointi tehdään yrityksen sisällä

Viestinnän tulevaisuus on jo täällä

Tulevaisuuden työelämä kaipaa inhimillistä kosketusta

5 Employee Communication Predictions for 2020 (And Beyond)

Rethinking knowledge work: A strategic approach