Onnistunut rekrytointiviestintä positiivisen työnantajamielikuvan rakentajana

Jokaisella töitä joskus hakeneella on varmasti ajatus siitä, miten rekrytointiprosessi ideaalitilanteessa etenisi. Valitettavasti mielessäsi on varmasti nytkin useampi tapaus, jossa näin ei ole tapahtunut.

Rekrytointi onkin suurelta osin juuri viestintää. Hyvin hoidettu rekrytointiviestintä, johti se tekijän kannalta työpaikkaan tai ei, on teko, joka jättää hakijaan ikuisen (positiivisen tai negatiivisen) muistijäljen. Kollegani sanoin, työnantaja- ja yritysmielikuvaa rakentavat teot, eivät sanat.

Olen itse saanut istua useamman kerran sekä työnhakijan että rekrytoivan puolella pöytää, ja joka kerta tilanne on uniikki. Muutama viikko sitten lähettämääni hylkäysviestiin sain kuitenkin hakijalta vastauksen, joka herätti huomioni:

“Kiitos paljon vastauksestasi. :-) Luin viestisi useamman kerran, koska siitä tuli jotenkin tosi hyvä mieli.”.

Tämä kommentti laittoi minutkin lukemaan lähettämäni viestin useampaan kertaan. Mikä viestissä mahtoi saada juuri kielteisen vastauksen saaneelle hakijalle hymyn huulille? Sitten sen tajusin - juuri kyseiselle hakijalle personoitu viestini todennäköisesti erottui joukostaan, vaikka juuri tällä kertaa ei töiden suhteen tärpännytkään.

Avointa ja jatkuvaa viestintää

Tänä päivänä puhutaan paljon rekrytointiviestinnän vaikutuksesta työnantajamielikuvaan sekä siitä, miten onnistunut hakijakokemus luodaan. Onnistuneella rekrytointiviestinnällä ja -kokemuksella on myös suuri vaikutus siihen, millaiseksi työntekijäkokemus lopulta muodostuu työsuhteen alettua.

Avoimella ja jatkuvalla viestinnällä on rekrytointiprosessissa kriittinen merkitys. Työnhakijan kannalta kyse on aina jostakin uudesta ja tuntemattomasta, mikä saattaa aiheuttaa tunteita laidasta laitaan. Näitä tunnekuohuja lievittää avoin viestintä joka käänteessä. Kun työnhakija tietää täsmälleen, miten prosessi etenee, on hänellä turvallisempi ja luottavaisempi olo kokonaisuudesta. Tämä vaikuttaa positiivisesti myös työnantajamielikuvaan, johti hakemus työpaikkaan tai ei.

Vinkki: Sisällytä perinteiseen "Kiitos hakemuksestasi" -viestiin lyhyt kuvaus rekrytointiprosessin etenemisestä, jotta kandidaatti tietää, mitä odottaa seuraavaksi. Voit lisätä prosessikuvauksen hyvin myös verkkosivuillesi sekä itse rekryilmoituksen oheen. 

Missä vaiheessa rekrytointiprosessi kannattaa automatisoida?

Jokaiselle hakijalle personoitu ja henkilökohtaisesti lähetetty viesti ei tietenkään tule kyseeseen jokaisen yrityksen tai jokaisen rekrytoinnin kohdalla. Reagointi hakemuksiin riippuu luonnollisesti hakemusten määrästä. Jos hakemusten määrä on suuri, rekrytointiprosessin automatisointi voi olla tarpeen.

Olemme itsekin ottaneet tänä vuonna käyttöön rekrytointijärjestelmän tehostaaksemme paitsi rekryprosessia, myös viestintää. Jo näin lyhyellä testausjaksolla olemme todenneet, että erityisesti vastausprosessin automatisointi säästää valtavasti aikaa. Rerkrytointijärjestelmän ansiosta hakijoiden tiedotkin säilyvät tallessa ja käytäntö noudattaa kaikin puolin GDPR:n periaatteita. 

Vinkki: Automatisoi "Kiitos hakemuksestasi" -viesti, jossa kerrot, että hakemus on tullut perille ja missä aikataulussa prosessi seuraavaksi etenee. Olen itsekin joutunut vastaamaan useisiin "Tulikohan hakemukseni varmasti perille? Lähetyksessä tapahtui jotain kummallista..." -puheluihin sekä viesteihin, joiden määrää automaattinen vastausviesti varmasti vähentää. Muista, että tämän automaattisen viestinkään ei tarvitse olla tylsä! 

Negatiivinenkin viesti voi olla hakijalle hyödyllinen

Millainen sitten on hyvä “hylkäysviesti”? Viesti on joka tapauksessa vastaanottajalle negatiivinen ja siksi viesti on suunniteltava tarkoin. Rehellisyys maan perii - myös tässä asiassa. Asia kannattaa kuitenkin kertoa ystävälliseen sävyyn ja riippuen tapauksesta, voi viestiin lisätä esimerkiksi suosituksia tai vinkkejä tulevaisuutta ajatellen. Näitä voivat olla esimerkiksi osaamisen kannalta hyödylliset kurssit ja kirjat tai vaikkapa hakemuskirjeen tai CV:n kehittämiseen liittyvät vinkit. Jos verkostostasi löytyy yrityksiä, joihin kyseinen hakija olisi pätevä ja potentiaalinen, kannattaa toki mainita myös nämä!

Mitä pidemmällä rekryprosessissa hakija on, sitä enemmän viestintään kannattaa panostaa. Esimerkiksi haastattelussa käyneille on kohteliasta ilmoittaa päätöksestä puhelimitse (jos mahdollista), ja mahdollistaa näin ollen myös lisäkysymykset asiaan liittyen. Minkä tahansa viestimiskeinon sitten valitsetkin, pääasia on, että viestit jotenkin. Mikään ei ole inhottavampaa hakijalle kuin elää epätietoisuudessa tarpeettoman pitkään ja saada lopulta tyly hylkäysviesti - jos tätäkään.

Haluatko lisätietoja?

Työntekijäkokemuksen rakentaminen on jatkuvaa tekemistä, joka ei suinkaan pääty rekrytointivaiheeseen.  Lataa maksuton oppaamme Onnistuneen työntekijäkokemuksen ABC, joka auttaa sinua onnistumaan rekrytoinnissa ja muotoilemaan koko prosessin siten, että lopputulemana on erinomainen työntekijäkokemus.