Board & Beyond – Maria Takalo: Onnistunut strategiaviestintä osallistaa henkilöstön

 

Maria Takalo on Puolustusvoimien strategisen kumppanin, teknisen kaluston ja järjestelmien kokonaisvaltaiseen huolto- ja kunnossapitotoimintaan erikoistuneen Millog Oy:n viestintäpäällikkö. Aava & Bang toteutti Millog Groupille konserni- ja yhtiötason strategian viestinnällistämisen keväällä 2024.

Viestintäpäällikön mietteitä onnistuneesta strategiaviestinnästä – kuuntele henkilöstöäsi

Itse strategiaprosessimme sujui varmalla kokemuksella: otimme asiakkaan mukaan strategiatyöhön, tunnistimme helposti perusteet strategialle ja pystyimme muodostamaan selkeät painopistealueet sekä menestystekijät. Tiedostamme, että tulevaisuus voi tuoda toimialallemme muutoksia, mutta olemme varautuneet päivittämään strategiaamme sen myötä. 

Se, että olen viestintäpäällikkönä saanut olla mukana rakentamassa strategiaa ja myöhemmin osana johtoryhmätyöskentelyä on syventänyt ymmärrystäni ja vahvistanut viestinnän roolia johdon tukena. Asetelma tehostaa kaikkien ajankäyttöä ja auttaa ymmärtämään eri näkökulmia. Johdolla on strategiasta puhuttaessa tärkeä rooli, mutta niin on myös työntekijällä – on hyvä nähdä koko sateenkaari.

Strategiatyössä tarvitaan priorisointia. Kun lähdimme suunnittelemaan strategian toteutukseen liittyviä projekteja, niitä olikin yllättävän paljon, monta kymmentä. Kaikki projektit olivat tietysti tärkeitä ja kaikki olisi pitänyt aloittaa heti. Projektien priorisoimisesta meillä käytiin kovaa keskustelua, ja lopulta päädyimme yhdistämään osan projekteista. Kipuilusta huolimatta ihmiset malttoivat lopulta oikeasti miettiä, mikä on tärkeintä toteuttaa ensin ja mikä myöhemmin. 

Mitä selkeämpi strategia on, sitä helpompi se on jalkauttaa – tai oikeammin sanottuna toteuttaa. Vaikka strategian työstäminen projekteiksi oli meille vaativa ja työläs prosessi, työ ehdottomasti kannatti. Saimme aikaan äärimmäisen hyvän mallin, ja nyt kun alkukipuilut on kipuiltu, voimme nauttia toteutuksesta. Meillä etenemistä selkeytti se, että nykytilan ja tavoitetilan lisäksi määrittelimme konkreettiset aktiviteetit näiden pisteiden välille: mitä pitää tehdä, jotta pääsemme tavoitteeseen? Teimme projekteille myös selkeät aktiviteettiaikataulut. Toteuttaminen on nyt äärimmäisen helppoa – tarvitsee vain katsoa, mitä pitää milloinkin olla valmiina. 

Nykyinen strategia on myös selkeyttänyt työn priorisointia: jos pöydälle on tulossa liikaa tekemistä ja jostain on karsittava, strategia ohjaa valintaa. Samoin budjetointia on helpompi tehdä. 

Suunnitelmallinen seuranta varmistaa etenemisen oikeaan suuntaan. Meillä projektien etenemisestä raportoidaan johtoryhmälle projektikohtaisesti liikennevaloilla, punaisella ja vihreällä. Näemme selkeästi, missä on akilleen kantapää, jos jokin ei meinaa toteutua. Silloin ongelmakohtiin on helpompi tarttua ja miettiä, mitä pitää tehdä toisin. Mallin ansiosta eteneminen ei mene haahuiluksi, vaan suunta pysyy oikeana.

Myös henkilöstöä on tärkeää tukea matkan varrella. Järjestämme kuukausittain virtuaalisen kahvitilaisuuden, jossa käymme läpi ajankohtaisia projekteja ja niissä esille nousseita asioita sekä kysymyksiä. Vaikeammin omaksuttavista projekteista tai projektien vaiheista järjestämme myös erillisiä infotilaisuuksia, joissa esihenkilöillä on mahdollisuus kysyä ja sparrailla. Tätä varten meillä on myös intrassa oma kohtansa, jossa ihmiset voivat esittää vapaamuotoisia kysymyksiä “omasta tai kaverin puolesta kyselen” -ajatuksella anonyymisti. Jokaisesta projektista laaditaan viestintäsuunnitelma, jonka mukaan viestinnän on helppo lähteä tekemään projektin mukaista viestintää.

Tärkein vinkkini onnistuneeseen strategiaviestintään on kuunteleminen. Kuuntele organisaatiotasi ja kyseenalaista omiakin toimintatapojasi. Esihenkilöitä ja työntekijöitä kuunnellessani olen saanut todella hyviä oivalluksia viestinnän kehittämiseen. Vaikka on kivaa seurata viestinnän uusia, hienoja trendejä, pitää kuitenkin tunnistaa, mitä juuri itse toimijana tarvitsee. Esimerkiksi tytäryhtiössämme kaikilla työntekijöillä ei ole mahdollisuus lukea aktiivisesti intraa, joten otimme käyttöön vanhan kunnon viikkotiedotteen. Konsernimme sisällä kaikilla kolmella yhtiöllä on vähän erilaiset viestintäkanavat. 

Strategiaa on tärkeää viestiä äärimmäisen monikanavaisesti. Strategia ei ole kerran vuodessa esitetty video, vaan osa jatkuvaa tekemistä. Se tulee esille joka paikassa, päivittäisessä työssä. Meillä hyvin iso painoarvo on ollut valmennuksilla, avoimella keskustelulla, ryhmätöillä ja ylipäänsä valmentavalla otteella. Tukena käytämme esimerkiksi videoita, podcasteja, tiedotteita ja henkilöstölehteä. Jatkossa järjestämme kuukausittaisia strategiakahvitilaisuuksia esihenkilöille ja tuomme aihetta esille uusilla lähestymiskulmilla bingoista ristisanatehtäviin.

Erityisesti on ollut mahtavaa huomata, että hyvin tehty strategiatyö ja siihen pohjautuva viestintästrategia ovat saaneet minussa itsessäni aikaan kovan innostuksen. Tavoitteenamme on, että jokainen meillä tunnistaa strategian tärkeimmät painopisteet ja oman roolinsa niiden edistämisessä. Tiedän, että tämä vaatii aikaa ja vuoropuhelua, ja siksi strategiasta viestiminen on meillä jatkuva prosessi.

Board & Beyond on Aava & Bangin toteuttama julkaisusarja, jossa alansa huiput avaavat näkökulmiaan strategiatyöstä sekä muutoksen ja arjen johtamisesta. Luvassa on tarinoita, joita voi kertoa vain kokemuksen kautta. Kaikki julkaisut löydät täältä.