Board & Beyond – Susanna Vuorenmaa: Yhteisen näkemyksen löytäminen on strategiatyön tärkein ja haastavin tavoite

 

Susanna Vuorenmaa toimii HR Managerina ja johtoryhmän jäsenenä Aurubis Finland Oy:ssä, joka on osa kansainvälistä Aurubis-konsernia. Aava & Bang teki Aurubis Finlandille strategian viestinnällistämisen ja kiteytyksen keväällä 2024.

Yhteisen näkemyksen löytäminen on strategiatyön tärkein ja haastavin tavoite

Palasin Aurubikselle useiden vuosien tauon jälkeen syksyllä 2023, kun strategiatyö oli jo hyvässä vauhdissa. Strategiatyön systemaattinen lähestymistapa oli säilynyt samana, joten oli luontevaa jatkaa siitä, missä oltiin menossa – tarkastelemalla markkinaa ja päivittämällä suuntaa tulevaisuuteen.

Historiallisesti strategiamme on painottanut myynnin kasvattamista ja liiketoiminnan laajentumista, ja sama näkökulma oli vahvasti mukana tälläkin kertaa. Tavoitteena oli luoda kokonaiskuva nykytilasta, markkinasta ja trendeistä sekä kirkastaa, mitä myymme ja millä tavalla. 

Strategiatyön alkuvaiheen suurin haaste ainakin itselleni oli muodostaa yhteinen näkemys siitä, millaista lopputulosta prosessilla tavoittelemme. Toisaalta oli täytettävä konsernin odotukset, toisaalta mietittävä, mitä haluamme viestiä omalle henkilöstöllemme. Nämä ovat kaksi hyvin erilaista kohderyhmää, ja viestit on rakennettava sen mukaan.

HR-päällikkönä oli luontevaa tarkastella kokonaisuutta henkilöstön tarpeiden näkökulmasta, mutta konsernin odotukset eivät itselläni olleet täysin kirkkaana mielessä. Vastasin omassa roolissani myös kokonaisuuden kirjallisesta hallinnasta ja henkilöstöviestinnästä sekä johtoryhmän viestinnän tukemisesta.

Aluksi pohdimme, selviämmekö prosessista omin voimin ja miten pidämme sen systemaattisena. Olisi ollut tavallaan helppoa ottaa konsultti ohjaamaan strategiatyötä, mutta halusimme pitää langat omissa käsissämme ja rakentaa strategian yhdessä omalla porukalla.

Koska meillä oli jo olemassa kasvustrategia, lähdimme tarkastelemaan, mitä tuleva kasvu meiltä edellyttää. Tarvitsemme laaduntuottokykyä, investointeja ja ennen kaikkea ihmisiä, joiden avulla kasvu on mahdollista. SWOT-analyysi auttoi vähän keskeisten vahvuuksien ja kehityskohteiden tunnistamisessa. Lopullinen haaste oli kuitenkin kirkastaa kokonaiskuva henkilöstölle viestittäväksi.

Pitkän viestintäkokemukseni ansiosta ajattelin pystyväni muotoilemaan myös lopputuotoksen itse. Huomasin kuitenkin olevani liian syvällä – viestien ydin ei noussut tarpeeksi selkeästi esiin. Tässä vaiheessa Aava & Bang tuli mukaan viestien kiteyttämiseen, ja yhteistyö sujui suoraviivaisesti: pidimme yhden etäpalaverin, kommentoimme tuotosta ja kokosimme yhdessä selkeän kokonaisuuden. Tämän jälkeen pystyimme jatkamaan työtä omin voimin.

Kun kutsuimme toimintojen avainhenkilöt käymään strategiaa läpi, keskeiset kysymykset jäivät ilmaan: Mitkä ovat missiomme ja visiomme? Mitä tämä kaikki tarkoittaa minulle? Keräsimme kysymykset ja pyrimme vastaamaan niihin seuraavassa palaverissa. Jälkikäteen mietimme, että avainhenkilöt olisi voinut ottaa mukaan jo aikaisemmassa vaiheessa.

Strategia ei voi tulla ylhäältä annettuna – sen on oltava koko organisaation yhteinen. Tässä olemme kokeneet hienon kehityskaaren: syksyllä konserni käynnisti kulttuurihankkeen, ja pystyimme yhdistämään sen luontevasti strategiatyöhön. Kevään kokoontumisessa jokainen avainhenkilö piti hissipuheen siitä, mitä strategia merkitsee hänen toiminnassaan. Oli inspiroivaa nähdä, miten aidosti ja käytännönläheisesti ihmiset pohtivat strategiaa. Strategia muuttui eläväksi.

Strategian viestimisessä henkilöstölle käytimme Market Place -konseptia. Jokainen työntekijä sai valita neljä 20 minuutin pistettä, joissa käytiin pienryhmissä läpi strategian käytännön ulottuvuuksia – esimerkiksi turvallisuuden, teknologian, hankinnan, kunnossapidon ja tuotannon näkökulmasta. Erityisesti myynnin piste oli menestys: ihmiset olivat kiinnostuneita siitä, mihin tuotteemme lopulta menevät. Tämä lisäsi ylpeyttä omasta työstä.

Vuorotyö toi omat haasteensa osallistamiseen. Tämä edellytti useamman tilaisuuden järjestämistä ja jotta tämä oli mahdollista, myös tiimiläiset esittelivät strategiaa. Vaikka Market Place oli iso investointi ja järjestely vaativa, palaute oli niin positiivista, että tulemme toistamaan sen myöhemmin.

Yhteistyö ja yhteisöllisyys ovat mielestäni vahvistuneet prosessin aikana. Keskinäinen kunnioitus eri toimintojen välillä näkyy ja ymmärrys toistemme työn tukemisesta on kasvanut. Kasvuun liittyy aina kipukohtia, mutta prosessi on tuonut yhteenkuuluvuuden tunnetta ja yhteistä näkemystä. Olen ylpeä siitä, miten hyvin organisaatiomme toimii – ja se näkyy myös tuloksessa.

Strategiaprosessi on opettanut kärsivällisyyttä ja prosessimaista ajattelua. Tulokset syntyvät pitkällä aikavälillä, joten on tärkeää iloita pienistäkin onnistumisista ja olla armollinen silloin, kun tulee takapakkeja. Luottamus prosessiin on ratkaisevaa – onnistumiset ja epäonnistumiset vuorottelevat, mutta jatkumo on tärkein.

Palautteen merkitystä ei voi liikaa korostaa. Johdon on oltava valmis vastaanottamaan palautetta ja tekemään tarvittaessa korjauksia. Henkilöstön luottamus syntyy siitä, että sanat ja teot vastaavat toisiaan.

3 tärkeintä vinkkiäni strategiatyöhön:

1. Määrittele ensin, mitä prosessin lopputuloksena pitää syntyä. Mikä on aikaansaatava konkreettinen tuotos? Tämän jälkeen on helpompi edetä.

2. Tee strategiasta konkreettinen. Sovita viestit kohderyhmälle sopiviksi. Erityisesti tuotantoympäristössä strategia kannattaa kytkeä käytännön asioihin.

3. Ole kärsivällinen. Hyödynnä pienetkin onnistumiset, mittaa edistymistä ja pidä suunta kirkkaana myös aallonpohjissa.

Board & Beyond on Aava & Bangin toteuttama julkaisusarja, jossa alansa huiput avaavat näkökulmiaan strategiatyöstä sekä muutoksen ja arjen johtamisesta. Luvassa on tarinoita, joita voi kertoa vain kokemuksen kautta. Kaikki julkaisut löydät täältä.