Valmentava johtaminen -blogisarjan kolmannessa osassa pyrin tarjoamaan esihenkilönä tai lähijohtajana toimiville henkilöille hyvin konkreettisia tapoja hyödyntää valmentavan johtamisen tapoja aikaansaamiseen arjessa. Tartun muutamaan tyypilliseen arjen haastetilanteeseen, kuten kiireeseen ja turhautumiseen.
Kiireen tunne on tutkimusten mukaan yleisimpiä työhyvinvoinnin ja aikaansaamisen esteitä. Ensimmäiset keinot parantaa kiireen kokemusta ja sen vaikutusta aikaansaamiseen liittyvät kohtaamishetkiin, joissa pysähdytään arjen asioiden äärelle. Kiireen tunteen pysäyttäminen on monelle vaikeaa, itseni mukaan lukien. Esihenkilö tai lähijohtaja voi auttaa luomaan rauhaa. “Olemme tässä ja nyt, meillä on riittävästi aikaa ja voimme yhdessä tunnistaa mihin on tärkeä tässä hetkessä keskittyä.” Rauhoita tilanne jutustelulla ja pyydä sitten henkilöä kuvailemaan lyhyesti tilanne.
Usein jo tilanteen kuvailu auttaa henkilöä tunnistamaan haasteet. Nostamalla kysymyksin ja huomioin kokonaistilannetta keskusteluun, henkilön perspektiivi kohdistuu yksittäisestä omasta arjen ongelmasta kokonaistilanteeseen ja palikat saattavat loksahtaa paikoilleen henkilön mielessä. Valmentava johtaja ei välttämättä ratkaise haastetta toisen puolesta, mutta auttaa kysymyksin ja esimerkein löytämään ratkaisuvaihtoehtoja. Niinpä jos tilanteessa on todellisia haasteita, joita on ratkottava, on hyvä jatkaa kysymyksellä: miten mielestäsi tätä olisi tarpeen ratkaista? Valmentavalla otteella pyritään vahvistamaan yksilöiden kykyä ratkaista tilanteita itse ja antaa siihen myös valtuudet.
Toinen tyypillinen aikaansaamisen haaste on tilanteeen “hähmäisyys”. On vaikea tarttua mihinkään kun kaikki on yhtä mössöä. Päivästä päivään tartutaan useaan työtehtävään, mutta mitään ei valmistu. Oman kokemukseni mukaan, tämä aiheuttaa asiantuntijoille usein todella suurta paineen tunnetta sekä murentaa itseluottamusta omaan osaamiseen. Nämä haasteet näkyvät erityisesti silloin, kun tehdään uusia tehtäviä tai uudella tavalla vanhoja tehtäviä.
Esihenkilö voi tilanteessa auttaa kirkastamaan hähmäisyyttä monella tavoin. Onko tarvetta eritellä isosta kokonaisuudesta pienempiä osa-askelmia joilla edetä? Vai kaivataanko vain hyvää tilannekuvaa, jossa paperille hahmotellaan tilannetta helikopterinäkökulmasta. Erittäin toimivia työkaluja voivat olla myös roadmap, jolla jäsennetään askelmia eteenpäin tai Swot-työkalu, jolla tunnistaa tilanteen vahvuuksia ja haasteita. Ydin on siinä, että esihenkilö tarjoaa tuen ajatusten jäsentämiseen.
Jäsentelyn perusteella on usein helpompi siirtyä seuraavaan kirkastamisen kruunuun: yhteiseen fokusointiin tai priorisointiin. Asiantuntijan johtamisessa usein rajaaminen onkin tärkein tuki hähmäisyyteen ja aikaansaamiseen. Kun henkilö pystyy hahmottamaan työpöydän priorisoinnin, näkyy kasvoilla yleensä suuri huojennus ja ilo. Tämä tietenkin olettaen, että työpöydällä on hallittavissa oleva määrä asioita. Joskus onkin tarpeen vähentää työpöydältä tehtäviä. Scrum-metodiin kuuluva backlog-rajaus on kerrassaan loistava menetelmä. Siinä ydinajatus on vahvistaa yhteisesti työpöydälle samaan aikaan mahtuvien asioiden määrä, josta ei tingitä. Sillä pyritään varmistamaan, että tehtäviä valmistuu jatkuvasti ja vasta sitten otetaan seuraavat asiat työn alle.
Aikaansaaminen lopahtaa ajoittain – aina! Kukaan meistä ei paina samalla innolla päivästä päivään. Työhön kuuluu ajoittaiset kuoleman laaksot tai ainakin vähän passiivisemmat hetket. Miten johtajana pitää virettä yllä?
Hetkittäiset matalalennot kannattaa hyväksyä. Ne ovat tarvittavia lepohetkiä ja lataamisen paikkoja. Oma kokemus myös on, että niiden jälkeen on otollisempi hetki inspiraatioille.
Me suomalaiset olemme kovia puurtamaan ja puurtamiseen kuuluu näkymä kaikesta edessä olevasta. Mitä jos kuitenkin pysähtyisimme hetkittäin nauttimaan aikaansaannoksistamme?
Johtajana luo hetkiä tehdä tehty työ näkyväksi ja palauta mieliin, miten ollaan etenemässä kohti päämäärää. Pyydä asiantuntijoilta puheenvuoroja, joissa he esittelevät välituloksia tai aikaansaatuja asioita. Fasilitoi vaikka “kuukauden kiinnostavin aikaansaannos” -äänestys tai pyydä kaikkia kiittämään työkavereita jostain tehdystä työstä. Kunhan pidetään mielessä, että matka on taas edistynyt!
LUE MYÖS
Osa 1: Kuinka tukea työntekijöiden motivaatiota valmentavan johtamisen avulla?
Osa 2: Mitä on valmentava johtaminen? Käytännön keinoja tehokkaaseen työskentelyyn
Tulossa osa 4: Palautteen antaminen tiimille